eSocial: o que é e a quem interessa

Boa tarde, prezados.

Para a conversa de hoje trazemos um dos assuntos mais interessantes de 2014, a implantação do maior e mais ambicioso projeto do SPED: o SPED Social ou eSocial.

O projeto, que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, é audacioso. Mas do que se trata? A quem interessa? Quem deve estar atento à sua implantação?

 

Confira!

O que é eSocial e quem está obrigado?

A eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. No inicio do mês de junho de 2013, já foi disponibilizado para os empregadores domésticos o portal eSocial (www.esocial.gov.br).

A partir da regulamentação da Emenda Constitucional nº 72/2013, a versão terá caráter obrigatório e outros recursos estarão disponíveis para que o empregador possa cumprir com suas obrigações.

Quando for implantado em sua totalidade, a eSocial será estendido aos demais empregadores, pessoas físicas e jurídicas, trazendo diversas vantagens em relação à sistemática atual, tais como:

– Atendimento a diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes;

– Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional da eSocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores;

– Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.

O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). O Ministério do Planejamento também participa do projeto, promovendo assessoria aos demais entes na equalização dos diversos interesses de cada órgão e gerenciando a condução do projeto.

Como todo projeto do Governo Federal, a eSocial não será de cunho optativo, mas sim impositivo, sendo um importante avanço para a racionalização de tempo, já que o contribuinte só precisará prestar as informações uma única vez, sendo que essas podem ser classificadas em três tipos:

a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos etc.;

b) Folha de Pagamento;

c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Como funcionará?

O empregador ira gerar um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assinado digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo eletrônico é transmitido pela internet para o ambiente nacional da eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

O cronograma de obrigatoriedade de todos os empregadores foi definido pela Receita Federal. Este foi oficializado através de publicação de ato próprio no Diário Oficial da União em Janeiro deste ano, englobando todas as empresas, inclusive aquelas participantes do Simples Nacional, conforme o quadro abaixo (Prazos oficiais para CAIXA ECONÔMICA FEDERAL – CIRCULAR CEF n 642 – D.O.U. de 07/01/2014):

Produtor Rural, pessoa física e segurado especial
– O cadastramento inicial deve ser feito até 30/04/2014;
– O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar a partir da competência Maio de 2014;
– Substituição da GFIP a partir de 05/2014.

Empresas tributadas pelo Lucro Real
– O cadastramento inicial deve ser feito até 30/06/2014;
– O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar  a partir da competência Julho de 2014;
– Substituição da GFIP a partir de 11/2014.

Empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Empresas do Simples Nacional
– O cadastramento inicial deve ser feito até 30/11/2014;
– O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar  a partir da competência Novembro de 2014;
– Substituição da GFIP a partir de 01/2015.

Para as empresas em geral, a escrituração do eSocial será feita através de arquivos digitais, que deverão ser transmitidos ao ambiente nacional utilizando a tecnologia de webservice. As empresas deverão transmitir suas informações através de arquivos gerados em seus sistemas de informática (ERP), utilizando leiautes padronizados também aprovados no início deste mês.

Não há duvidas que esse sistema seja chamado, em breve, como o maior projeto de implantação da Receita Federal, principalmente no quesito controles e normas na contratação de pessoa física e jurídica, assim como, no controle de norma de segurança e medicina do trabalho, processos trabalhistas e tributários. O FISCO terá todo o detalhamento da composição das rubricas e cálculos de incidência do INSS, FGTS, RAT, FAP dentre outras, fato esse somente possível quando em diligência a própria empresa.

Todavia, para equalizar as informações, haverá modificações do atual modelo de identificação. A partir da data de entrada em vigor da eSocial, os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica, e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF), que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.

No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o Cadastro Nacional de Obras (CNO), que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação da eSocial relativas a obras comporão o cadastro inicial do CNO.

Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor da eSocial.

Com relação ao documento de arrecadação, há previsão da substituição da forma de recolhimento do INSS, que hoje é feito através da Guia de Previdência Social (GPS). Será realizado, então, pelo Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), porém, com essa alteração, está previsto uma nova obrigação aos empregadores CNPJ e CEI que é a DCTF Prev.

Por onde começar?

Para atender esse novo cenário, recomendamos a revisão das rotinas atuais, cadastros de empregados, fornecedores, cálculos dos tributários, laudos técnicos, adicional de periculosidade ou insalubridade dentre todo o universo de informações, pois compartilhar informações em tempo real requer acima de tudo informações precisas e revisão das rotinas.

Acima de tudo, é preciso observar, desde já, se os processos internos de cada empresa estão de acordo com as legislações trabalhistas e tributárias. Se todas as informações de processos trabalhistas, de afastamento de funcionários, dentre outras, estão devidamente registradas em sistema eletrônico ou à disposição.  Se sua equipe está capacitada para esse novo cenário, repleto de informações complementares e passíveis de verificação.

Leve em consideração que serão dezenas de eventos relativos a cada funcionário, que incluem registros de férias, folha de pagamento, alterações de função e salário, horário, pagamento de obrigações, entre muitos outros. É crucial que as empresas invistam em tecnologia e treinamento para serem capazes de compreender e controlar o novo sistema em sua totalidade.

Como muito bem lembra Marli Vitória Ruaro, coordenadora de projetos da SISPRO, junho é o mês da Copa no Brasil. “Para que a torcida fique tranquila, o eSocial tem que estar em dia!”, ela diria.

Fonte: Editorial ITC, com informações do site IG, do blog Zetta Brasil e do portal Convergência Digital. Adaptado.