Volta ao escritório no modelo híbrido inaugura a era dos ‘sem mesa’

Quem volta ao escritório não volta mais para a sua mesa, mas para um espaço compartilhado, que muitas vezes precisa ser agendado com antecedência, por aplicativo.

Com quase metade da população brasileira tendo recebido ao menos uma dose da vacina contra a Covid-19 e estados dispostos a retomar as aulas presenciais na rede pública neste semestre, muitas empresas começam a voltar a ocupar os escritórios.

O novo normal, no entanto, é decididamente híbrido e enxuto: as companhias diminuíram o número de estações de trabalho, algumas pela metade, outras em até um terço do tamanho original. Quem volta ao escritório não volta mais para a sua mesa, mas para um espaço compartilhado, que muitas vezes precisa ser agendado com antecedência, por aplicativo.

Algumas empresas deixaram de ter sede própria e optaram pelo aluguel de estações de trabalho em espaços de coworking, uma maneira de reduzir custos e manter a equipe unida presencialmente em determinadas ocasiões.

As companhias ainda não exigem o comprovante de vacinação para a volta ao escritório, uma vez que a campanha está em andamento, mas recomendam com ênfase a aplicação do imunizante e concedem até o dia livre para que o funcionário se vacine.

Há empresas que vão além e montaram um espaço de testagem dentro da sede. É o caso da varejista de moda C&A, que exige que os funcionários que passem pelo escritório façam o exame anticovid.

“Hoje, todos que vão ao escritório fazem o exame PCR a cada 15 dias”, diz a diretora de recursos humanos & ESG da C&A Brasil, Fernanda Campos, que já traçou uma realidade híbrida para a equipe administrativa. “Não tem mais como pensar em 100% do pessoal dentro do escritório”.

Segundo ela, as pessoas querem se relacionar, voltar ao presencial, mas já incorporaram a conveniência do home office. “Cada gestor vai combinar com a sua equipe quantas vezes por semana o trabalho será presencial”, afirma.

A empresa reformulou sua sede no ano passado. Antes da pandemia, o escritório central da varejista de moda era ocupado por 1.500 funcionários. A C&A entregou espaços alugados e concentrou a equipe em um único prédio, com capacidade para até 700 pessoas. Mas no momento estão liberadas apenas 350 estações de trabalho, para garantir ainda maior distanciamento social.

O espaço entre as mesas é de um metro e meio, e o uso delas precisa ser agendado na véspera via aplicativo. O funcionário chega ao local e faz o check-in do espaço pela leitura de um QR code adesivado na mesa (para confirmar que ele realmente está no escritório).

A C&A oferece armários (lockers) para que o colaborador guarde suas coisas, uma vez que as mesas não terão mais dono. Cada um leva o seu notebook, fornecido pela empresa.

As salas de reunião estão fechadas por tempo indeterminado e os encontros continuam sendo por videoconferência. No refeitório, são permitidas no máximo duas pessoas por mesa, que também têm distanciamento de um metro e meio. A C&A oferece embalagem para armazenar a máscara durante a refeição, único momento em que a proteção pode ser retirada.

No prédio de dois andares, a varejista pede que os deslocamentos sejam feitos por escada, preservando os elevadores a pessoas com deficiência. Totens de álcool em gel em diversos ambientes, tapete sanitizante na entrada, produtos de limpeza para as mesas e padrão hospitalar de higienização dos banheiros completam os cuidados.

A multinacional Mondelez, dona da Lacta no Brasil, também está reformando o escritório.

“Antes da pandemia, tínhamos 70 mesões e 30 colaboração. A ideia é inverter isso de forma que os escritórios sejam ambientes colaborativos, de interação entre os colegas”, diz Betina Corbellini, diretora recursos humanos da Mondelez Brasil.

A empresa também adotou um aplicativo de reserva de mesas, o Smart Space, para quem precisa ir ao escritório. Nas fábricas, junto com uma startup, instalou câmeras que identificam a temperatura e quem está de máscara, o que agiliza o processo de entrada.

A BRF, dona das marcas Sadia e Perdigão, começou o retorno aos escritórios de São Paulo no último dia 19, no modelo híbrido. A ocupação é de, no máximo, 30 estações de trabalho.

Na Vitacon, o primeiro ensaio de volta ao presencial, há cerca de seis meses, foi atravessado pelo repique da pandemia. Na época, menos de 10 equipes quis sair do home office. Na nova sede, inaugurada em julho, o número de mesas foi reduzido pela metade e os funcionários voltaram, mas não todos os dias.

Ariel Frankel, presidente-executivo da incorporadora, diz que, além da sede, a empresa mantém estações de trabalho em suas loja-conceito, num prolongamento da ideia de coworking. Na avaliação do executivo, com a experiência do trabalho em casa, a ida ao escritório passa a ter outros significados, como os encontros e trocas.

“Menos fone, mais máscara e mais integração”, diz Frankel. No novo prédio, um terraço, hoje em reforma, também deverá virar espaço de socialização da equipe.

“A pandemia nos levou a uma crise antropológica”, diz a psicóloga Betânia Tanure de Barros, especialista em comportamento organizacional.

“A sociedade teve que se acostumar com um novo jeito de viver, o que incluiu trabalhar de casa. Agora chegou a hora de voltar ao escritório, mas não vai ser como antes. Cada empresa está tateando para encontrar o modelo que faça sentido para ela”.

Para Betânia, o futuro das grandes empresas nas metrópoles passa pela formação de “squads” (equipes de trabalho) por proximidade: as pessoas que moram em regiões próximas se encontram em determinado ponto para trabalharem juntas, por exemplo.

“É preciso encontrar uma mescla entre a comodidade do home office, que permitiu evitar o tempo de deslocamento, por exemplo, e a necessidade de contato social, fundamental para que a cultura da empresa seja incorporada. Cultura empresarial não se transmite pelas telas”, diz ela, que atende grandes companhias como Itaú, Magazine Luiza, Vale e Natura.

A própria Betânia, sediada em Belo Horizonte, costumava pegar voos para reuniões de uma hora com clientes em São Paulo.

“Aprendemos que muita coisa pode ser resolvida remotamente, é um ganho de produtividade e qualidade de vida”, diz. “Mas a liderança requer o olho no olho, o Brasil é um país muito relacional. A aprendizagem tácita, que não está nos manuais, é fundamental para a competitividade das empresas”.

Essa aprendizagem faz diferença especialmente quando se trata de incorporar novos integrantes à equipe. A varejista online de moda Amaro, por exemplo, contratou 100 pessoas durante a pandemia e hoje soma 574 funcionários. Destes, 279 estão no home office. Apenas o pessoal do centro de distribuição e das 18 guide shops (lojas que funcionam como showroom) estão no presencial.

“Nós somos digitais e nossa equipe trabalha bem remotamente”, diz Isadora Gabriel, diretora de recursos humanos da Amaro. “Mas é preciso garantir um espaço de interação entre as pessoas, que favoreça a formação de vínculos dentro da equipe. A maior parte dos novos funcionários nem conhece o gestor da sua área”, afirma.

Segundo Isadora, a empresa está em busca de um novo espaço próprio, menor que o anterior, para acomodar apenas um terço da equipe administrativa, no esquema híbrido. “Um espaço próprio também é importante para receber fornecedores e para a produtividade em alguns casos, como o pessoal que trabalha com edição de imagens e precisa de mais estrutura”, diz.

Até mesmo as companhias com operação 100% online pretendem garantir esse retorno do convívio no modelo híbrido. É o caso da Goflux, uma plataforma online de gestão de fretes, que não tem mais sede própria e fechou contrato com a GoWork para alugar 100 estações de trabalho por três anos, que serão usadas pelo seu time em esquema de rodízio.

“Há uma curva de retorno aos escritórios, mais acentuada nos dois últimos meses”, diz Fernando Bottura, presidente da GoWork, que faz a locação de escritórios corporativos e tem entre os clientes Ambev, Imovelweb e Rappi. A empresa, dona de 14 torres de escritórios em São Paulo, está com 957.000 posições de trabalho ocupadas.

Os espaços foram adaptados, com maior distanciamento entre as mesas, separação em acrílico, totens de álcool em gel e a instalação de um equipamento com raio ultravioleta que filtra o ar-condicionado. Foi feita sanitização a jato nos ambientes, com uma substância que cria uma película desinfetante nas superfícies. As janelas foram preparadas para uma abertura segura, que permita maior circulação de ar.

“Investimos R$ 1 milhão nesta adaptação”, diz Bottura.

Em 2021 a GoWork fechou contrato de 2.000 novas estações de trabalho. Entre elas, a da startup imobiliária Quinto Andar, que acaba de locar 200 posições no formato rotativo, em que dois a três funcionários ocupam a mesma estação. O contrato é por 12 meses.

Já o IWG, multinacional de coworkings, lançou um produto de uso sob demanda, uma espécie de “vale mesa”, no qual o cliente só paga o que for usado por seus funcionários. De acordo com o IWG, é uma oportunidade de as companhias reduzirem ainda mais os custos: ao invés de pagar por uma estação de trabalho por um mês completo (720 horas), as empresas podem pagar pelo uso avulso, agendado online.

A Positivo Tecnologia contratou uma consultoria para ajudá-la a desenhar o retorno ao escritório.

“Estamos concluindo os estudos sobre o melhor formato de trabalho para cada função”, diz Adner Uema, diretor de gente e gestão da Positivo Tecnologia. “A tendência é que retornemos no formato híbrido, numa frequência entre casa e escritório que seja igualmente favorável para o desempenho das atividades e o bem-estar do funcionário”.

No escritório da Adobe em São Paulo, o trabalho presencial continua suspenso mas, segundo o gerente geral para a América Latina, Federico Grosso, um novo layout deverá priorizar espaços para reuniões presenciais, sem postos fixos.

Fonte: O Tempo