Novas regras para guarda e conservação de comprovantes e livros contábeis e fiscais
Em 11 de outubro de 2019, a Receita Federal do Brasil publicou o Ato Declaratório Interpretativo (ADI) nº 4, que veicula uma nova interpretação para o preceito do § único do art. 195 do Código Tributário Nacional – CTN, que dispõe sobre a guarda e conservação de livros e documentos fiscais.
De acordo com o texto original do CTN: “os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram”.
Embora a norma tenha a finalidade de interpretar o CTN – que é uma lei nacional, por força do art. 146 da Constituição Federal – as novas disposições se aplicam exclusivamente aos tributos federais administrados pela RFB.
O art. 1º do citado ADI afirma que: os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente. O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo art. 2º-A da Lei nº 12.682/12, e pelo art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2/01. A nova norma é clara ao dispor que: (a) os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica; e, (b) os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.
Abílio Gonçalves
Empresário Contábil, Consultor na área Empresarial e Tributária, Especialista Imposto de Renda Pessoa Física